As per our discussion
Tu te retrouves souvent à te demander comment transformer une conversation intéressante en une action concrète ? Cette petite phrase, « As per our discussion », ou son équivalent français « Comme convenu lors de notre discussion », semble si simple, n’est-ce pas ? Pourtant, elle est la clé pour éviter les malentendus, relancer efficacement un projet, et surtout, garder une relation de travail ou personnelle saine et productive. Quand tu reçois ou utilises cette formule, tu cherches à confirmer quelque chose de précis, un accord passé. Mais comment s’assurer que l’autre personne a bien compris ce qui a été décidé ? Reste avec moi. Je vais t’expliquer, pas à pas, comment maîtriser cet outil de communication essentiel pour que tes échanges se transforment toujours en résultats positifs.
Pourquoi la référence à une discussion passée est-elle si importante ?
Imagine la situation : tu as passé une heure au téléphone ou lors d’une réunion. Beaucoup d’idées ont fusé, des engagements ont été pris. Quelques jours plus tard, tu envoies un courriel pour faire le point. Si tu écris simplement : « Voici le dossier », la personne risque de ne pas se souvenir du contexte exact. C’est là que la référence devient vitale. Elle ancre ton action dans un moment précis que vous avez tous les deux partagé. C’est une ancre mémorielle.
Le problème principal, c’est la mémoire humaine, qui est faillible. Même avec les meilleures intentions du monde, les détails se brouillent. Utiliser une formule comme « Conformément à nos échanges de mardi » ou « Suite à notre entretien téléphonique », c’est créer une trace écrite qui rappelle l’engagement initial. Cela te protège contre les oublis, mais aussi contre les interprétations divergentes. C’est une manière douce de dire : « Souviens-toi de ce que nous avons décidé ensemble. »
Les pièges à éviter lorsque tu te réfères à un accord
Beaucoup de gens utilisent cette référence de manière trop vague. Si tu dis juste « Comme discuté », c’est insuffisant. L’autre personne pourrait se demander : « De quelle discussion parle-t-il ? Quand ? Sur quel sujet exact ? ». Tu risques alors de devoir reprendre toute la conversation depuis le début, ce qui est frustrant pour tout le monde.
Voici les signes que tu n’utilises pas correctement cette référence :
- Tu reçois des réponses floues ou des demandes de clarification systématiques.
- Tu dois renvoyer les notes de réunion à chaque fois que tu fais un suivi.
- Tu as l’impression de devoir prouver que l’accord a bien eu lieu.
Ton objectif est de gagner du temps, pas d’en perdre à justifier tes actions passées. Apprendre à bien formuler ce rappel est une compétence de communication professionnelle très appréciée.
Comment formuler une référence claire et efficace ?
Pour que ta référence soit utile, elle doit être précise, contextuelle et courtoise. Je vais te donner une structure simple en trois étapes pour y parvenir.
Étape 1 : Contextualiser précisément le moment de l’accord
Ne laisse aucune place au doute sur le « quand » et le « où ». Tu dois situer l’échange pour que ton interlocuteur puisse retrouver facilement l’information dans sa tête ou dans ses archives. Choisis le canal de communication utilisé.
Exemples concrets de contextualisation :
- « Suite à notre appel de vendredi après-midi concernant le budget X… »
- « Pour faire suite à l’échange que nous avons eu hier, le 15 octobre, par messagerie instantanée… »
- « Comme nous l’avons convenu lors de notre réunion de lancement du projet Alpha… »
En étant spécifique, tu démontres que tu as une bonne organisation et que tu respectes le temps de l’autre.
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Étape 2 : Rappeler l’engagement clé (le quoi)
C’est le cœur de ta phrase. Tu dois énoncer l’action ou la décision qui découle de cette discussion. Utilise un verbe d’action clair.
Exemples pour rappeler l’engagement :
- « …tu devais m’envoyer les spécifications techniques avant ce soir. »
- « …j’ai commencé la rédaction de la section B du rapport. »
- « …nous avons décidé de reporter la date limite au 30 novembre. »
Si l’accord était complexe, il est parfois utile de le résumer en une seule phrase courte. C’est le principe de la « reconfirmation de l’entente ». Tu ne fais pas une longue dissertation ; tu rappelles le point principal.
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Étape 3 : Indiquer l’action suivante (le pourquoi de ton message actuel)
Enfin, lie cette référence à ce que tu fais maintenant. C’est ce qui donne un sens pratique à ta phrase. Pourquoi rappelles-tu cet accord aujourd’hui ?
En combinant les trois étapes, tu obtiens une formulation très puissante, par exemple : « Comme convenu lors de notre appel de lundi (quand), tu devais finaliser les maquettes (quoi). Je t’envoie donc le lien pour que tu puisses les valider (action suivante). »
Gérer les désaccords : quand la discussion n’est plus claire pour l’autre
Il arrive que tu utilises ta référence, mais que la personne réponde : « Je ne me souviens pas avoir dit cela » ou « Ce n’était pas ma compréhension de la discussion. » Pas de panique. C’est le moment où ton calme et ta bienveillance entrent en jeu.
Ton premier réflexe ne doit pas être de prouver que tu as raison, mais de comprendre la perception de l’autre. Souviens-toi, la communication est une voie à double sens.
Voici une approche constructive pour désamorcer ce genre de situation :
- Valider l’émotion ou la confusion : Commence par une phrase qui reconnaît la difficulté. Exemple : « Je comprends que ce point puisse prêter à confusion. »
- Proposer une vérification : Offre de revoir la preuve. Si tu as un compte-rendu écrit, propose de le partager. Exemple : « J’ai noté dans mon suivi que nous avions acté [décision]. Voudrais-tu que je te transfère cet extrait ? »
- Ouvrir la négociation si nécessaire : Si la preuve n’existe pas ou si la mémoire est vraiment divergente, ouvre la porte à une nouvelle décision. Exemple : « Si cette interprétation ne correspond plus à tes besoins actuels, discutons-en rapidement pour définir la marche à suivre dorénavant. »
Le but n’est pas de gagner l’argument, mais de faire avancer le projet. Si l’accord initial ne sert plus le projet, il est plus intelligent de le modifier poliment que de s’accrocher à une ancienne discussion.
Intégrer la référence dans le flux de travail quotidien
Rendre la référence à la discussion un réflexe naturel demande un peu de pratique. Pense à l’utiliser non seulement dans les courriels, mais aussi dans les outils de gestion de projet ou les comptes-rendus rapides.
Quand tu demandes un suivi de tâche à quelqu’un, tu peux intégrer la référence directement dans le nom de la tâche elle-même, si ton outil le permet. Par exemple, au lieu de « Finaliser le rapport », tu pourrais écrire « Finaliser le rapport (suite accord du 10/11) ».
L’important est d’utiliser cette structure chaque fois qu’une décision importante est prise lors d’un échange informel. Si tu viens de prendre une décision orale cruciale, prends trente secondes pour envoyer un courriel de confirmation : « Bonjour X, juste pour formaliser notre point rapide d’il y a cinq minutes : comme convenu lors de notre discussion informelle, je te fais parvenir le fichier Y. Tiens-moi au courant. » C’est une petite habitude qui te fera gagner énormément de temps et évitera bien des frustrations à l’avenir.
Questions fréquemment posées
comment utiliser « comme convenu lors de notre discussion » de manière professionnelle ?
Pour une utilisation professionnelle, sois précis sur la date et le sujet. Évite les généralités. Formule une phrase active qui rappelle l’action demandée ou donnée. Cela montre que tu es organisé et que tu as bien suivi les étapes précédentes. C’est une marque de sérieux.
que faire si l’autre personne conteste ce qui a été dit ?
Si l’autre personne conteste la discussion passée, reste calme et propose de vérifier les notes ou l’enregistrement de la conversation, si cela est possible. Si aucune trace n’existe, ouvre la porte à une nouvelle décision. Le but est d’avancer ensemble, pas de prouver qui a raison.
faut-il toujours envoyer un écrit après une discussion orale ?
Oui, c’est fortement conseillé, surtout pour les points importants ou les changements d’orientation. Un bref courriel de confirmation qui mentionne « suite à notre discussion téléphonique » est suffisant. Cela crée une trace écrite que tout le monde peut consulter plus tard. C’est une sécurité pour toi et pour ton partenaire d’échange.
